Ważny krok w kierunku ograniczenia ilości papieru w biurze stanowi integracja systemu zarządzania dokumentami DMS z programem WinSped®. Rozwiązanie to umożliwia wyszukiwanie zarchiwizowanych cyfrowo dokumentów ich edycję oraz dalszą obróbkę (np. wysyłanie do odbiorców).
Szybki zapis
Dokumenty papierowe oraz formularze skanowane są przy pomocy skanera sieciowego ze standardem TWAIN i opisywane słowami kluczowymi. Wszystkie wydruki z WinSped® mogą być zapisywane automatycznie w archiwum i organizowane według ustalonych wcześniej kryteriów przyporządkowania i wyszukiwania. Dokumenty powiązane z trasami jak na przykład listy rozładunkowe, bordera, potwierdzenia zleceń zapisywane są automatycznie a kryteriami wyszukiwania przyporządkowywane są według numeru zlecenia, numeru zleceniodawcy, podwykonawcy, itp. Automatyczne przyporządkowanie kryteriów wyszukiwania skanowanych dokumentów ma miejsce zawsze wtedy, gdy zostaje rozpoznany kod kreskowy.
Łatwe wyszukiwanie
Automatyczna archiwizacja wszystkich dokumentów gwarantuje ciągłą aktualność dokumentów w systemie. Program umożliwia szybkie znalezienie wszystkich dokumentów, na których znajduje się na przykład dany numer przesyłki. Dzięki temu możemy znaleźć fakturę zbiorczą do numeru zlecenia, który jest tylko jedną z pozycji na danej fakturze zbiorczej. System zarządzania dokumentami umożliwia ponadto między innymi generowanie list zarchiwizowanych dokumentów, na przykład listy dokumentów przyporządkowanych do danych kontrahentów, szybkie zarządzanie dokumentami oraz ich obróbkę i automatyczne wysyłanie.
Właściwości:
- Automatyczne przyporządkowywanie słów kluczowych
- Automatyczne indeksowanie dokumentów
- Bezpośrednie wyszukiwanie w WinSped®
- Osobna baza danych
- Archiwizacja e-maili oraz załączników przy pomocy funkcji per Drag & Drop
- Kompatybilność ze wszystkimi typami dokumentów pakietu Office oraz PDF
- Kompletna integracja z WinSped®
- Manualne skanowanie i przyporządkowywanie słów kluczowych