Zarządzanie dokumentami

Wirtualna szafa na dokumenty

Ważnym krokiem na drodze do stworzenia biura bez dokumentów papierowych jest integracja zarządzania dokumentami w środowisku oprogramowania  WinSped®. Teraz w każdym miejscu pracy można znaleźć dokumenty zarchiwizowane w formie cyfrowej i wyświetlić je przy użyciu programu PDF.

Łatwa rejestracja

Dokumenty w formie papierowej i formularze, takie jak list przewozowy, są wczytywane przez zwykłe skanery ze standardem Twain oraz archiwizowane ze słowami kluczowymi. Wszystkie druki z oprogramowania logistycznego WinSped® są na życzenie zapisywane w archiwum wraz z indeksowaniem i przyporządkowywane do odpowiedniego zlecenia klienta. Proces ten jest efektywnie wspierany przez oprogramowanie WinSped® dzięki półautomatycznemu przyporządkowaniu wyszukiwanych słów do przesyłki. Z dokumentów dotyczących tras, takich jak np. listy przewozowe, Bordero itd. automatycznie jako kryterium wyszukiwania zapisywane są numery przesyłki, zleceniodawca i przewoźnik. Możliwe jest natychmiastowe automatyczne indeksowanie zeskanowanych dokumentów, jeśli posiadają one kod kreskowy.

Łatwe wyszukiwanie

Automatyczna archiwizacja i łatwa pielęgnacja systemu zarządzania dokumentami gwarantuje bezproblemowo ciągłą aktualność dokumentów w systemie. W ten sposób można szybko znaleźć również wszystkie dokumenty, na których dana przesyłka jest odnotowana obok innych przesyłek. Umożliwia to np. znalezienie faktury do zlecenia przesyłki, chociaż jest ona wymieniona tylko jako pozycja na fakturze zbiorczej. Dzięki temu można ekspresowo znaleźć wszystkie ważne informacje bez konieczności męczącego szukania w segregatorach i aktach. Tym samym spośród wszystkich klientów oprogramowania można wybrać i wyświetlić w formie przejrzystej listy, wszystkie dokumenty danego klienta zarchiwizowane w systemie zarządzania dokumentami.

Cechy oprogramowania

  • Pełna integracja w WinSped®
  • Automatyczne indeksowanie dokumentów utworzonych w WinSped®
  • Ręczne skanowanie i indeksowanie
  • Seryjne indeksowanie dokumentów z kodem kreskowym