Kontrola frachtów

Centrum audytowe – kontrola frachtów drugiej generacji

Funkcje dialogu w celu uzyskania informacji o frachcie i określenia ceny przy istniejących uzgodnieniach frachtowych umożliwiają kontrolę faktur za frachty wybranego przewoźnika. Skuteczną metodą jest kalkulacja wstępna oczekiwanej faktury za transport i porównanie jej z przedłożoną fakturą przychodzącą. Centrum rozliczeniowe w sposób przejrzysty udostępnia przy tym wszystkie jeszcze nierozliczone zlecenia wraz z wstępnie skalkulowanymi frachtami w ramach zarządzania dowodami przychodzącymi lub jako dowód pro-forma. Po zatwierdzeniu faktura przychodząca jest bezpośrednio księgowana i w razie potrzeby generuje istniejące różnice jako kalkulację różnic. Tę samą metodę może zastosować klient w przypadku not uznaniowych.

Indywidualne rozwiązanie

Faktury i noty uznaniowe są przejmowane automatycznie do modułu kontroli frachtów WinSped®. Oczywiście dane można rejestrować również ręcznie. Wszystkie przychodzące pliki danych są zestawiane automatycznie w module audytowym WinSped® z uzgodnionymi wytycznymi docelowymi z wytyczonymi ramami tolerancji. Oprogramowanie WinSped® sprawdza w tle automatycznie fakturę za fakturą i jako wynik przejrzyście wyświetla w formie listy wszystkie odstępstwa wykraczające poza zakres tolerancji oraz udostępnia je do dalszej edycji. Również do kontroli duplikatów oprogramowanie logistyczne WinSped® oferuje inteligentne moduł, aby rozwiązać automatycznie również kompleksowe sytuacje, takie jak np. oddzielna kalkulacja różnych rodzajów opłat do tego samego zlecenia lub powtórna kalkulacja zlecenia, bez generowania niepotrzebnych wskazówek o duplikatach i tym samym ręcznej powtórnej edycji. Wszystkie rozliczenia i zlecenia, znajdujące się w obrębie wytycznych docelowych i uzgodnionych zakresów tolerancji, nie wymagają ręcznej edycji. Do błędnych faktur pracownikt może w obrębie wytyczonych instrukcji postępowania np. za pośrednictwem e-maila lub faksu domagać się odpowiednich korekt oraz może je śledzić aż do rozliczenia w module CRM w oprogramowaniu WinSped®.

Kompletne zarządzanie rozliczeniem wszystkich kosztów frachtu

W połączeniu z centrum audytowym mogą Państwo zaoferować swoim klientom w ramach dodatkowych usług również kontrolę frachtów i płatności. Po sprawdzeniu faktur następuje dodatnie odpowiedniego statusu do faktur i not uznaniowych. Mogą Państwo dostarczać swoim klientom przeglądy pozytywnie sprawdzonych i zapłaconych faktur, na życzenie cofać płatności i informować przedsiębiorców o spodziewanych płatnościach. Przy pomocy oprogramowania logistycznego WinSped® bez problemu odwzorują Państwo również często wymagane określenie kont i miejsc powstawania kosztów.

Cechy oprogramowania

  • Ręczna ewidencja faktur lub automatyczny import faktur/not uznaniowych
  • Swobodna konfiguracja porównywanych pól
  • Swobodna konfiguracja dopuszczalnych przewoźników, terminów, opłat, palet, relacji itd.
  • Własna definicja tolerancji (również dla podatku VAT)
  • Proste wzywanie do korekty, przez e-mail lub faks
  • Automatyczne porównanie dowodów wpływu z określonymi przez Państwa kwotami
  • Monitorowanie wymagań dot. not uznaniowych w zarządzaniu kontaktami
  • WinSped® (WinSped®-CRM)
  • Kompleksowe przypisywanie kont, kosztów Funding (żądanie płatności) i płatności przewoźników w przejrzystym tz. funding-center